In veel beroepen krijg je te maken met vergaderen. Je kunt denken dat vergaderen jaarlijks ontzettend veel geld kost, dat is in feite ook zo. De kunst is om effectief te vergaderen, dit begint eigenlijk al met een goede voorbereiding. In dit artikel worden verschillende stappen beschreven om jouw vergadering zo goed mogelijk voor te bereiden en te organiseren.
Een goede voorbereiding is het halve werk
De sleutel tot effectief vergaderen zit hem in de voorbereiding. Een belangrijke, stellige regel die eigenlijk altijd geldt is; besteed op zijn minst een keer zoveel extra tijd aan de voorbereiding dan de vergadering duurt. Heb je bijvoorbeeld een vergadering van een uur? Zorg dan dat je twee uur hebt om deze vergadering voor te bereiden. Dit is het minimale, meer mag dus altijd.
Zorg voor een ruimte
Bespreek een vergaderruimte binnen het bedrijf, of reserveer een externe vergaderlocatie zoals bijvoorbeeld vergaderlocatie Apeldoorn. Houd er rekening mee dat er genoeg daglicht in de ruimte moet zijn en zorg ervoor dat alles aanwezig is wat je nodig hebt tijdens de vergadering. Denk hierbij aan een projector, computer, internetverbinding, genoeg zitplaatsen, koffie en thee en eventueel lunch of diner.
Het is belangrijk om de deelnemers van te voren in te lichten over de begin- en de einddtijd van de vergadering. Dan hoeven zij niet eerder weg te gaan.
Stel een agenda op
Stel samen met de deelnemers een agenda op. Stel hierbij prioriteiten, begin met de belangrijkste punten en eindig met een rondvraag. Een goede agenda kan verwarring voorkomen en zorgt ervoor dat er structuur in de vergadering is. Belangrijk is dat alle deelnemers voor de vergadering de agenda hebben gekregen, zo kan iedereen zich goed voorbereiden op te bespreken punten.
Andere belangrijke punten
- Zorg ervoor dat de taken notulist en voorzitter verdeeld zijn voordat de vergadering begint
- Iedereen moet op tijd een uitnodiging voor de vergadering krijgen
- Het is belangrijk dat elk agendapunt opgelost wordt
- Zorg dat er genoeg pauzes zijn zodat iedereen even zijn gedachten kan verzetten
- Het afsluiten van een vergadering is net zo belangrijk als het starten van een vergadering
